Для чего в учреждении нужны организационно-распорядительные документы? Ответ очевиден – необходимость регламентирования деятельности. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности сотрудников и работодателя, закрепляется их взаимная ответственность, повышается надёжность процесса. Как правило, очередное положение, приказ или инструкция досконально не изучаются сотрудниками учреждений, и максимум взаимодействия с такими документами происходит только на стадии подписания.
Комиссией ведомственного контроля в процессе проверки рассматриваются все документы, связанные с регламентацией работы в сфере госзакупок. Поэтому если у заказчика имеется положение о приемке товаров (работ, услуг), то оно будет внимательно изучено и соотнесено с фактическими действиями сотрудников, так как проверяемое учреждение определило порядок работы, перечень обязательных документов и сроки выполнения.
Например, если соответствующим положением определено, что единая комиссия или конкретный сотрудник обязаны произвести и оформить экспертизу товаров при исполнении контрактов и не конкретизируется вид работ, способ закупки или тип товара, на который должна быть оформлена экспертиза, это означает, что на каждый заключенный контракт и в каждый этап приёмки ответственными сотрудниками должны быть оформлены экспертные заключения (речь идёт об самостоятельной экспертизе).
Если на каком-то этапе сотрудники посчитали, что проведение экспертизы обязательно только для конкурентных закупок, а малый закуп оформляется только подписанием акта или оплатой счета, то такие действия (или даже бездействия) будут нарушениями установленного порядка работы.
Таким образом, во избежание нарушения требований действующего законодательства и собственных распорядительных документов, при формировании пакета документов, регламентирующих деятельность учреждения в сфере госзакупок, лучше исключить формальный подход и соотнести потребности конкретного учреждения в оформлении документов с требованиями закона.
