Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже у себя дома можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
У себя дома избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем учреждения, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем учреждения.
- дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.
И помните, перед уничтожением дел сроки их хранения нужно сверять с номенклатурой дел учреждения и с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Давайте вовремя наводить порядок в документах и делать это правильно!
